工作被别人打断了怎么办?

前言

我们经常在自己设置的番茄钟也就是25分钟内遇到被打断的情况。这里我们从几个角度切入分析应该如何应对。

注意力缺乏群体

美国一份研究表示,员工大约每三分钟就会被打断一次工作。这份研究还表明,人们在电脑前打开的窗口平均为8个。精神病科学家爱德华创造了名词,注意力缺乏特征(ADT)来描述这种恶劣的现代生活方式。滚滚而来的信息流将大脑淹没在其中。
心理学和脑学研究表明,并行处理和抗干扰能力面临同样的瓶颈:工作记忆的容量有限。每一次干扰都会让我们丢失原始信息,当注意力丢失时,找回它需要付出昂贵的代价。
所以,我们应该尽可能的减少被中断的情况,并针对中断有对应的策略来降低中断造成的损失。

避免LIFO和BRUF

中断是常态,新的需求总是会出来,如果你总是解决新需求,那么你所有的长期活动都排在末位。那么你最终无法完成任何事。另外由于你不断的需要精力处理和接受新需求,所以你其实最新的需求也无法完成。这个叫LIFO(last in first out)的原则。
还有一种与之相反,叫做BRUF(big plan up front),优先做长期计划,但这样等于拒绝了新的需求和变化,有可能让你做的事情变得没有意义。
下面,我们需要为大家提供一些更好的方式.

可持续工作

我们姑且把工作中自己的三个状态称为休闲,工作,战略,在休息状态下可以不做任何思考,进行身心的放松,然后进入战略状态分析我下一个番茄钟应该做什么,哪个优先级高,应该注意什么问题,然后再开始具体的工作状态完成番茄任务。
这样将休息,排序,专注交错安排能够获得一个不错的任务列表和工作效率。

中断策略

中断分类

第一种是自己内部造成的中断,具体的说就是直接向心智发出信号,告诉自己去做专注活动以外的事情
第二种是别人造成的中断,有人找你询问或者找你帮忙,等你回复。

内部中断策略

接受,记录并继续。如果你有事情需要做,比如说买票,只要此时不是马上必须做的事情,把它列到代办事项,并记录一次打断。继续当前的工作,其中代办或者中断事情与当前任务分开记录。
扭转依赖,对于这些内部依赖,我们需要把常用的介入打断,考虑是否必要列入日常或者直接删除。如果是在计划内的,明确其截止日期。

原子性

番茄钟不可分割的,如果你实在紧急停止了,当前番茄钟作废,重新开始一个新的。
如果你的内部中断很多,不妨讲番茄钟缩短,设为15甚至10分钟,当每天被中断减少的时候就可以把番茄钟时间延长。

外部中断

外部中断具有交互性,有人在等你答复。这种时候不要吧番茄钟当成拒绝帮助同事的理由,毕竟番茄工作法不是让你闭门修炼哦。
保护番茄钟:
不必要的可控制的中断放在间隔时间处理;
交互性的放在延期回复,在对方可接受的范围内给出回复,不直接做处理。这样就不会影响当前的番茄任务。

可视化以及强化

每当一个外部变化进来代表你要开始加一个新计划,而今日代办的当前活动就要减少一个,不要做无谓的添加和删除计划,更不要视图把添加进来的任意一个计划长久性的用加班的方式来解决。

作废

外部当断需要必须处理的,当前任务作废。这个作废的前提有两个:1 打断的事务是非常重要而且紧急,必须亲自马上处理的 2 当前任务作废要标记任务结束时的状态以及基本信息,方便下次开始。

外部中断的策略

建议按照以下四个步骤处理:
1 告知,我手头有事,正忙
2 协商,周五在做,是否可以
3 计划,写下计划的内容以及时间,稍后进行
4 答复,按照允诺,电话或者邮件或者其他回复,保证自己可信度。

发布者

Robinson Zhang

热爱前端,热爱分享,坚持高频写作,从小白到大师只是时间问题。

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